De controleprocedure
De Keurmerk Controle Commissie toetst en evalueert de kwaliteit van de keurmerkbureaus op meerdere manieren. Daarbij wordt per bureau gewerkt volgens eenduidige en heldere procedures.
- Jaarlijkse verantwoording door middel van een uitgebreide vragenlijst.
- Periodieke controle door audits van uitgebrachte voorstellen en uitgevoerde onderzoeken.
- Toetsing bij opdrachtgevers op de gebruikswaarde van geleverd onderzoek.
- Evaluatie en al dan niet toekenning van het keurmerk
Jaarlijkse verantwoording
Elk bureau van de Research Keurmerkgroep dient zich jaarlijks te verantwoorden door het invullen van een vragenlijst. De antwoorden geven actueel inzicht in de bureaustructuur, de bureauorganisatie, onderzoekservaringen, organisatieniveau en de aanpak van kwaliteitsbeheer. En tevens aangaande vooropleiding, ervaring en (bij)scholing van de medewerkers. De commissie beoordeelt de keurmerkstatus aan de hand van de antwoorden en eventuele mutaties. Waar nodig wordt om nadere informatie gevraagd of besloten tot een versneld bureaubezoek.
Periodieke audits als controles van voorstellen en onderzoek
Bij elk keurmerkbureau wordt ter plaatse periodiek de kwaliteit gecontroleerd van gedane voorstellen en uitgevoerd onderzoek. Voorafgaand dient het bureau daarvan een complete lijst voor te leggen. Per relevant onderzoekstype selecteert de KCC vervolgens - in goed overleg - een aantal voorstellen en onderzoeken voor de audit. Tijdens een bureaubezoek van één of meer dagen toetsen twee commissieleden met behulp van een checklist, of de voorstellen en onderzoeken voldoen aan de gestelde eisen.
Beoordeling kwaliteit onderzoeksvoorstellen
De criteria bij het beoordelen van onderzoeksvoorstellen zijn tweeledig. Enerzijds toetsen de auditors de gevolgde systematiek: de voorgestelde onderzoeksmethodiek in relatie tot de geformuleerde onderzoeksvraag. Anderzijds toetsen zij de toegankelijkheid: overzichtelijkheid, leesbaarheid, logica en onderlinge samenhang tussen de onderdelen. Desgevraagd mogen projectleiders ter plekke een toelichting geven, maar de geleverde kwaliteit moet per project voor zich spreken uit het onderzoeksdossier.
Beoordeling kwaliteit uitgevoerde onderzoeken
De criteria bij het beoordelen van uitgevoerde onderzoeken zijn divers:
- de formulering van de doelstelling in relatie tot de probleemstelling
- het aansluiten van de onderzoeksgegevens op de probleemstelling
- de keuze van de vragen en de vraagmethodiek in relatie tot de probleemstelling
- de formulering van de vragen
- de interpretatie van de antwoorden
- de keuze van de onderzoeksmethodiek in relatie tot de geformuleerde onderzoeksvraag
- de uitvoering van het onderzoek in technische zin.
Toetsing gebruikswaarde
Voor de opdrachtgever wordt de kwaliteit van voorstellen en onderzoek goeddeels bepaald door de gebruikswaarde. De KCC weegt dit mee in de beoordeling. Bij de periodieke controles nemen de auditors rechtstreeks contact op met de opdrachtgevers.
Gevraagd wordt naar:
- Het contact met het bureau over de onderzoeksvraag (expertise van het bureau, duidelijkheid van de offerte, opzet van de offerte).
- Het eindresultaat van het onderzoek (voldeed het aan de verwachtingen, bevatte het rapport voldoende informatie om het resultaat te beoordelen).
- De tussentijdse communicatie over de voortgang
- Een afsluitend algeheel oordeel (zou men het betrokken bureau weer opnieuw inschakelen?).
Leden van de keurmerkgroep dienen hun opdrachtgevers te informeren over deze mogelijke toetsing. Als opdrachtgever mag u de medewerking uiteraard om u moverende redenen weigeren.
Toekenning Keurmerk
De jaarlijkse vragenlijst en de bevindingen van het periodieke onderzoek worden plenair en bindend beoordeeld door de KCC. Is het oordeel positief, dan krijgt of behoudt het bureau het keurmerk. Bij een negatief oordeel krijgt het bureau een jaar de tijd voor een herkansing. Blijft het oordeel negatief, dan is er geen recht op het keurmerk.
