Toetsingsprocedure
Hier wordt de toetsingsprocedure van de Stichting Toetsingsbureau KCC beschreven. De procedure houdt in: een 3-jaarlijks bezoek aan de aangesloten bureaus.
- De datum van het eerste bezoek is bepalend voor de datum van het herbezoek dat kort voor afloop van de geldigheidstermijn van het verleende keurmerk (drie jaar) zal plaatsvinden. De Stichting Toetsingsbureau KCC, verder te noemen KCC, behoudt zich het recht voor de periode van drie jaar te verkorten als zij aanwijzingen heeft dat de actuele situatie in/rond het betreffende bureau een eerder bezoek rechtvaardigt.
- De voorzitter van de KCC spreekt met de Keurmerkgroep-vertegenwoordiger van het bureau een voor zowel bureau als KCC passende datum voor het bezoek af. Bovendien meldt de KCC welke twee KCC-leden het bezoek zullen houden.
- Voorafgaand aan het bezoek stuurt het bureau een complete lijst van uitgevoerde projecten alsmede een complete lijst van uitgebrachte voorstellen van de laatste 12 maanden (of langer, als dat met het bureau wordt afgesproken) ter vertrouwelijke kennisname aan de voorzitter van de KCC.
- De voorzitter van de KCC trekt een steekproef van 5 projecten resp. voorstellen per categorie en legt deze aan het bureau voor. Het bureau mag maximaal 2 projecten resp. voorstellen per categorie zonder verdere toelichting vervangen door projecten resp. voorstellen naar eigen keuze. De vervanging wordt meegedeeld aan de voorzitter van de KCC. Vervolgens vernietigt de KCC de totaallijst met projecten en voorstellen.
- Het bureau zorgt dat op de dag van het bezoek door de KCC de geselecteerde rapporten en voorstellen beschikbaar zijn voor de KCC, in een aparte ruimte. Ook dienen de bijbehorende dossiers beschikbaar te zijn. Tijdens de dag van het bezoek heeft het bureau voldoende medewerk(st)ers ter beschikking zodat op specifieke vragen van de commissie een adequaat antwoord kan worden gegeven.
- De KCC-leden kunnen op de dag van het bezoek ook eventuele vragen stellen met betrekking tot de informatie die het bureau jaarlijks schriftelijk aan de KCC dient te verstrekken. Het is derhalve noodzakelijk dat de verantwoordelijke voor het invullen van deze jaarlijkse vragenlijsten op de dag van het bezoek ook aanwezig is. Ook het ISO-kwaliteitshandboek dient ter beschikking van de bezoekende KCC-leden te staan.
- Na afloop van het controleren van de projecten en voorstellen kan een nabespreking plaatsvinden tussen de aanwezige KCC-leden en het bureau. Tijdens deze nabespreking zullen de KCC-leden ingaan op hun voorlopige bevindingen.
- Een definitief oordeel over het bureaubezoek ontstaat pas nadat de bezoekende KCC-leden hun rapportage ter goedkeuring hebben voorgelegd aan de overige leden van de KCC. Deze rapportage is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door de KCC en wordt niet aan derden verstrekt, ook niet aan het betrokken bureau.
- Indien uit de jaarlijkse schriftelijke informatie en het driejaarlijkse bureaubezoek blijkt dat het bureau recht heeft op het ISO-certificaat, zal de Stichting Toetsingsbureau KCC dit aan het bureau meedelen en haar het bijbehorende certificaat overhandigen of toezenden.
